• تاریخ : ۲۵ام خرداد ۱۳۹۶
  • موضوع : آی تی

ایمیل‌های پس از ساعات کاری نه‌تنها موجب بهبود عملکـــرد شرکت شما نمی‌شوند، بلکه می‌توانند بر بهره‌وری و خلاقیت تیم کاری نیز تأثیر منفی بگذارند.

ساعت نزدیک به ۱۱ شب هست و شما به‌صورت ناگهان یک گام کلیدی را به یاد می‌آورید که تیم شما برای موفقیت در پروژه فعلی به آن نیاز دارد؛ به‌این‌ترتیب در حین این‌که در حال فکر کـــردن به این موضوع هستید، یک ایمیل به اعضای تیم خود ارسال می‌کنید؛ زیرا فکر می‌کنید هیچ زمانی باارزش‌تر از لحظه‌ای که در آن حاضر هستید، نیست. متأسفانه باید بدانید که این تصمیم، کاری اشتباه هست.

یکی از متخصصان بهبود بهره‌وری که در زمینه مدیریت تمرکز تبحر خاصی دارد، در این زمینه می‌گوید: «من در طول دهه‌ اخیر مشاهده کـــرده‌ام که چگونه ایمیل‌های پس از ساعات کاری، در افزایش سرعت فرهنگ کاری سازمان‌ها مؤثر بوده هست؛ ولی از سوی دیگر، موجب انجام گرفته هست خلاقیت، نوآوری و بهره‌وری حقیقی از سازمان دور شوند.»

اگر این مدل کاری یکی از رفتارهای مرسوم شما هست، باید بدانید فرصت این را که اندکی از محیط کار فاصله بگیرید، از خود گرفته‌اید. این فاصله برای ایجاد چشم‌اندازها و نقطه نظرات جدیدی که به‌عنوان یک رهبر به آن نیاز دارید، ضروری به‌حساب می‌آید. یک قانون نانوشته وجود دارد که بر اساس آن، تایمی مدیر مشغول به کار کـــردن هست، تیم تحت نظارت او نیز احساس می‌کنند که باید به کار کـــردن ادامه بدهند.

به پیامی که می‌خواهید بفرستید، فکر کنید؛ آیا انتظار پاسخ فوری دارید یا پیام را به دلیل این‌که در آن لحظه به آن فکر می‌کنید برای کارمندان خود می‌فرستید و می‌خواهید قبل از اینکه آن را فراموش کنید، محتوا را به تیمتان انتقال داده باشید؟ اگر پاسخ شما گزینه نخست هست، آنگاه به‌صورت آگاهانه خانومدگی کارمندان خود را به یک دفتر کاری شبانه‌روزی بدل کـــرده‌اید و اگر پاسخ شما گزینه دوم هست، بازهم خانومدگی کارمندان خود را به یک دفتر کاری شبانه‌روزی بدل کـــرده‌اید، ولی این بار به‌صورت ناخودآگاه.

در هر دو حال این امر برای کارمندان شما یا فرهنگ کاری شرکت شما نیکو نیست. حفظ ارتباط در ساعات پس از اپایان کار و در طول ساعاتی که خانومدگی افراد پر از مشغله‌های شخصی هست، نشان از توانایی اجرایی بالا دارد؛ ولی این‌که ارتباط خود را هیچ‌تایم با کار قطع نکنید، تنها نشان‌دهنده اعتیاد شما به کار هست. یک مدیر موفق باید بتواند تفاوت بین این دو مورد را به‌نیکوی درک کند.

ایمیل‌های دیرتایم

تجربه‌ی به‌دست‌آمده از سابقه کاری صدها شرکت، نشان داده هست که بدون در نظر گرفتن نیت پشت ارسال رویداد، دو دلیل اصلی وجود دارد که موجب گسترش یافتن عادت ارسال ایمیل‌ دیرهنگام مدیران به کارمندانشان انجام گرفته هست:

  • جاه‌طلبی: اگر مدیر در ساعات آخر شب یا تعطیلات آخر هفته اقدام به ارسال ایمیل می‌کند، افزایش کارمندان به این نتیجه می‌رسند که ارسال پاسخ آخر شب نیز یک امر ضروری به‌حساب می‌آید؛ کارمندان حتی ممکن هست فکر کنند که در صورت پاسخ دادن فوری به این ایمیل‌ها می‌توانند شما را تحت تأثیر قرار بدهند. باید بدانید که حتی اگر تعداد اندکی از کارمندان شما چنین باوری داشته باشند، این باور به‌سرعت در پایانی تیم شما گسترش خواهد یافت. برای این کار تنها یک اشاره کوچک به عبارت‌هایی مانند «تایمی‌که دیشب با هم ایمیل ردوبدل می‌کـــردیم …» می‌تواند موجب شکل‌گیری چنین روندی شود. هر چه باانجام گرفت، پایانی اعضای تیم به دنبال ایجاد یک مزیت و ویژگی در وضعیت کاری خود هستند.
  • تمرکز: افراد زیادی وجود دارند که تایمی سر کار نیستند، علاقه‌ای به کار کـــردن ندارند. با این‌ وجود افزایش آن‌ها به مهارت‌های مدیریت توجه ضعیفی دارند. آن‌ها به‌قدری به انجام تعداد کار به‌صورت هم‌زمان عادت کـــرده و به‌آسودهی به پرت انجام گرفتن حواس خو گرفته‌اند که بدون توجه به کاری که انجام می‌دهند، انگشتانشان را روی موبایل خود جابجا می‌کنند و به‌صورت غیر ارادی به سراغ گزینه‌هایی مانند چک کـــردن ایمیل‌ها، پیام‌های متنی و شبکه‌های اجتماعی می‌روند. باید بدانید که ایمیل‌های دیرهنگام می‌تواند این عادت بد را تانجام گرفتید کند.

متداوم فعال بودن موجب لطمه خوردن به نتایج کاری می‌شود. هنگامی‌که کارمندان پس از ساعات کاری به‌صورت مداوم به چک کـــردن ایمیل‌های شما (خواه به دلیل ترس نسبت به از دست دادن نکات ارسال‌انجام گرفته توسط شما و خواه به خاطر اعتیاد به هستفاده از دستگاه‌های الکترونیکی) می‌پرداخانومد، به‌صورت ناخودآگاه زمان هستآسودهی را که مغر آن‌ها به آن نیاز دارد، از دست می‌دهند. تجربه نشان داده‌ هست که برای ارائه بهترین عملکـــرد در محیط کاری، نیاز به ساعات هستآسوده و دوری از کار داریم.

زمان‌های دور از کار موجب می‌شوند که ایده‌های جدید و دیدگاه‌های تازه برای ما شکل بگیرند. با این‌ وجود، مادامی که افراد شما دائما در حال بررسی کـــردن دستگاه‌های خود جهت چک کـــردن ایمیل‌های شما هستند، نخواهند توانست ذهن خود را از کار جدا کنند. خلاقیت، الهام گرفتن و انگیزه گرفتن به‌عنوان مزیت‌های رقابتی مطرح هستند؛ ولی در عین‌ حال، منابعی از بین رفتنی به‌حساب می‌آیند که نیاز به شارژ مجدد دارند. در حقیقت این امر برای شما نیز صادق هست و هرتعداد تایم یک‌بار باید عادت‌های ارتباطی خود را بازبینی کنید.

 ایمیل‌های دیرتایم

رهبران شرکت‌ها می‌توانند در ریشه گیری ذهنیت نامعقول درباره ایمیل‌ها و سایر روش‌های ارتباطی، نقشی حیاتی داشته باشند.

برای کنترل چنین موضوعی باید در زمینه انتظارات خود در زمینه ایمیل‌ و سایر روش‌های ارتباطی، واضح عمل کنید. برای این کار باید سیهست‌هایی ایجاد کنید که فرهنگ سالم را در سازمان شما ایجاد کنند و به مواردی مانند رسیدگی به یک وظیفه مشخص، تمرکز و ساعات بیکاری توجه ویژه‌ای داشته باشند و آن‌ها را تائید کنند. شرکت واینامیک (Vynamic) که یک مرکز مشاوره سلامت موفق در منطقه فیلادلفیا هست، یک سیهست ویژه کاری به نام Zmail ایجاد کـــرده هست که در آن ارسال ایمیل بین ساعات ۱۰ شب تا ۷ صبح در روزهای کاری و در پایانی ساعات روزهای آخر هفته، مورد هستقبال قرار نمی‌گیرد. این سیهست موجب بازداشتن افراد از کار کـــردن در این ساعات نمی‌شود و حتی ارتباط در این ساعات را نیز ممنوع نمی‌کند.

اگر ارسال یک پیام، پس از ساعات کاری ضروری باانجام گرفت و این پیام توسط مدیران ارسال شود، کارمندان مجبور به پذیرش آن خواهند بود و حتی ممکن هست برای یادآوری جهت مشاهده آن، با تماس تلفنی از سوی شرکت نیز روبرو شوند. اگر یکی از کارمندان بخواهد در زمانی پس از ساعات کاری به کار کـــردن ادامه بدهد، پروژه zmail او را از انتقال دادن این عادت به دیگران از طریق ارسال ایمیل در ساعات غیر کاری دلسرد می‌کند. در این شرایط می‌توان پیام‌ها را به‌عنوان یک پیام آماده در سیستم ذخیره کـــرد تا بعدا و در ساعات کاری، آن را به افراد دیگر ارسال کـــرد؛ یا این‌که می‌توان ایمیل یادانجام گرفته را در یک بخش مخصوص ذخیره کـــرد تا با شروع انجام گرفتن ساعات کاری به‌صورت خودکار به پایانی افراد مربوطه ارسال شود. این سیهست موجب انجام گرفته هست یک هماهنگی معقول بین باور مربوط به اهمیت ساعات هستآسوده و رفتارهایی که کارمندان در رهستای کمک به فرهنگ سازمانی از خود ارائه می‌کنند به وجود بیاید.

همچنین باید نگاهی دقیق به رویکـــرد رهبران در زمینه این متداوم فعال بودن محیط کاری انداخت. غلبه بر این باور (معمولا ناخودآگاهانه) که ساعات کاری افزایش به معنی موفقیت افزایش هست، زیاد دشوار هست. با این‌ وجود، حقیقت این هست که چنین باوری نه‌تنها مفید نیست بلکه به‌هیچ‌عنوان قابل‌ تحمل نیست. ساعات کاری طولانی می‌تواند بهره‌وری و تعهد کاری را کاهش بدهد. بارها مشاهده انجام گرفته هست که رهبران کاری به‌صورت تئوری به ساعات هستآسوده اعتقاد دارند؛ ولی می‌خواهند به‌صورت هم‌زمان اهداف شرکت خود را به‌پیش ببرند و تصور می‌کنند که چنین امری نیاز به ارتباط مداوم دارد.

یک محیط کاری آشفته که شامل اجبار به پاسخ به ایمیل‌ها در پایانی ساعات روز هست، به‌هیچ‌عنوان بهره‌وری کارمندان شما را بهبود نخواهد داد. این ساختار تنها موجب می‌شود تا آن‌ها سرگرم باشند و حتی از کار اصلی منحرف شوند. بهتر هست جذب کارمندان خود را به‌جای این مبنا که می‌توانند تعداد کار را به‌صورت هم‌زمان انجام بدهند یا تعداد ایمیل را در طول یک روز پاسخ بدهند، بر اساس دانش، تجربه و هستعدادهای منحصربه‌فرد انجام بدهید.

با این حساب بهتر هست محیطی ایجاد و تثبیت کنید که کارمندان شما در آن می‌توانند مغز خود را به روشی تکمیلا مفید به کار بگیرند:

  • عبارت مدیریت زمان را از پلن کاری خود خارج کنید و به‌جای آن عبارت مدیریت تمرکز را به کار ببرید و تعلیم در این رهستا را به یک مهارت ضروری بهبود عملکـــرد فردی برای کارمندان خود تبدیل کنید.
  • از برقراری ارتباط کاری در زمان‌های پس از ساعات اداری خودداری کنید.
  • با کنار گذاشتن دستگاه‌های الکترونیکی در زمان صحبت کـــردن با کارمندان خود، اهمیت حضور در لحظه را به آن‌ها نشان بدهید و فرهنگ عدم هستفاده از دستگاه‌ها در جلسات را جا بیندازید تا بتوانید تمرکز تکمیل بر یک کار را ترویج بدهید.
  • سعی کنید از شکل دادن محیط کاری متداوم فعال خودداری کنید و از عادت‌هایی که موجب تخریب و به هم ریختن خلاقیت می‌شود، دوری کنید. این کار را با تأکید بر اهمیت تمرکز و ایجاد یک محیط کاری متعادل شامل محیط‌های باز و فضاهای ساکت انجام بدهید. همچنین گزینه‌های کاری نیمه‌تایم را برای تمرکز بالاتر بر نقش‌های کاری، وظایف و پروژه‌ها فراهم کنید.

این رفتارها می‌توانند موجب ایجاد کیفیت بالاتر خروجی از خود شما و کارمندانتان شوند و درنهایت یک فرهنگ کاری ساخانومده ایجاد کنند.

اشتراک در شبکه اجتماعی

گوگل پلاس فیسبوک تویتر لینکدین دیگ کلوب فیسنما